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                                            現場管理實戰培訓講義 - 圖文 - 下載本文

                                            申領手續要齊全

                                            ◎辦理手續不僅僅是為了留下一個憑證,也是為了精確控制數量和避免浪費,使管理人員心中有數。

                                            申領是指:通過申請,領取物品、憑證或現金。 現場管理活動中,主要有以下幾種申領行為發生; 申領項目 申領內容 管理者 主料申領 生產工具申領 物控部 副料申領 設備、儀器申領 作業工具申領 夾具、檢具申領 技術/工程部 防護用具申領 一般事務用申領 辦公用具申領 總務部 專門事務用申領 購買墊付申領 金錢申領 財務部 出差津貼申領 以上幾種申領對象的管理者都是間接部門,申領手續都不簡單。例如:制造部門為了領取某種材料,先要填寫一張《材料申領表》,呈送到上司處蓋章承認,然后送到倉庫,并在倉庫的《材料管理表》上簽名留底,最后才能得到想要的材料。

                                            毫無疑問,這個過程實在麻煩!為領取一樣東西,申領人員要來回走好幾趟,看好幾個人的臉色。要是申領人員不理解為何要這么做的話,心里就會有疙瘩,此時要是剛好遇上倉管人員心情不爽,彼此間的埋怨、沖突立刻就會爆發出來,沒有人喜歡擔當申領材料的工作,有時會造成“寧缺不領、寧無不有”的局面,使得生產活動的效率和人際關系受到損害。

                                            但是因此簡化、甚至減免申領手續的話,則又會出現另外一番情形。 我剛到公司時,見到現場各部門管理人員每個人都有一個“辦公小金庫”,里邊有計算器、涂改液、訂書機、打孔機??應有盡有,可實際上,這些東西一天只不過用幾次而已,有的甚至十幾天才用一次。

                                            為了改變這個局面,我拿來一個大箱子,從我自己開始,當著大家的面,打開所有抽屜,把多余的全收起來,改為幾個人共用一套辦公用品。剛開始時還有不少抱怨,說這個不行那不行的!后來就沒聲了。辦公用品收了一大箱,可辦公效率并沒因此而下降!

                                            不健全的申領制度,會帶來以下弊端: 1.為好逸惡勞之徒大開方便之門,造成浪費

                                            由于缺少上司確認,也沒有數量限制,每個人都會按自己的標準來申領物品,而不理會實際需要多少,一般都是多多益善。好逸惡勞之徒更是借機“一步到位”,甚至無視別人的需要,領走所有的物品。

                                            如果輕而易舉地就能夠獲得新物品,就不會有人去珍惜還能用的舊物品!昂伪厝ス澕s呢?反正又不是我自己的錢!”有的人會這么想。

                                            2.為不法之徒提供了有利條件,極易失竊

                                            個別私欲膨脹的人,見到有漏洞的申領制度,肯定是不會放過的,物品會在毫無監督的情況下,大搖大擺地走出廠門。

                                            3.管理擔當人員產生判定迷惑

                                            沒有健全的手續,管理擔當人員往往無所適從。面對一個口頭申領要求,管理擔當人員分不清到底是真還是假,拿不定是該給還是不該給。久而久之,反而會與申領者達成“君子協議”,或者看人派發,私人關系好的,優先處理,私人關系一般的,能拖則拖,使事變成私事。

                                            實戰時盲點注意

                                            1.明確申領途徑

                                            途徑不明確,上司也拿不準該不該由他(她)批準?能批多少?結果往往又得向更高一級上司請示,小小的一件事情,來回兜上幾圈才能辦妥。

                                            某企業建廠初期,為了確保成本能得到有效控制,所有申領全部都要經過廠長承認,當廠長不在時,轉由總經理承認。大至購入原材料、設備,小至辦公室里一塊橡皮擦,少了廠長的承認就是拿不到。

                                            一年后,發生幾大變化。一是申領的表格有幾十種之多,填寫方法除了廠長之外沒有第二個人能說清楚;二是廠長蓋壞了3個印章;三是大家都愿意等到廠長不在時找總經理承認,因為總經理從不問為什么要申領。

                                            建立申領途徑時,要明確以下幾點: ①需要申領的對象。

                                            ②申領步驟及需要填寫的表格。

                                            ③不同職務的權限范圍,主要是指可審批的對象及數量(金額)。 ④審批的時限。 ⑤領取方法。

                                            ⑥申領者及管理擔當者各自數量的管理方法。 例如與總務部門相關的申領途徑,可參照如下: 品名(事件) 出租車使用 復印機使用 傳真機使用 文房四寶用品 廠服 審批者 總務 科長 拉長 拉長 拉長 審批權限 500元以下 不限 不限 50元以下 審批時限 隨時 隨時 隨時 隨時 適用表格 《用車申請表》 無 無 《辦公用品申領表》 備注 以上經理審批 需各拉指定文員操作復印機 需各拉指定文員操作傳真機 以壞換新時,無須審批 部務 不限 隨時 無 每年不超過2套 擔當 總務 外線電話 不限 隨時 口頭 必須是公事 擔當 申領的途徑能夠越簡捷越好。如材料可由傳統的申領式改為派發式,主料可按“四定法”(定時、定點、定量、定人)由資材部發給制造部,無須申領。緊急情況下,制造部使用《緊急出庫表》,由相應級別的管理人員審批后領取。

                                            副料則根據單價、用途、數量的不同,設置相應的審批人員,每在用“推車式”派發到制造。 2.正確填寫申領表格,報請上司承認

                                            初來乍到的新人最容易在申領物品時犯錯。許多企業只培訓新人具體業務,申領方面的知識都是讓他們“自學成才”。新人、舊人之間的第一次不愉快合作感,也大多是由于申領而引起的。對新人不僅需要培訓具體的擔當業務,申領、聯絡、禮儀等的培訓,也是不可缺少的。

                                            對管理擔當人員來說,只要見到《申領表》手續齊全,就立即給予辦理,絕不多嘴!渡觐I表》需要存檔一段時期,以便日后確認和平衡數據之用。

                                            正常情況下的口頭申領一概拒絕,特殊情況下可先領物品,后補《申領表》。 3.管理人員率先示范

                                            有的管理人員對自己管理范圍內的物品,實行“寬以待己,嚴以待人”的做法,處處不忘給自己創造方便。自己取拿時,什么手續都不辦,隨便甩給下面管理擔當人員一句話,拿了就走。

                                            有的管理人員與別人實行“等價互免”,你來找我申領時,我不要你辦手續,我找你申領時,你也不要找我麻煩。

                                            有的管理人員甚至認為:不辦手續是權力的象征,手續只是針對作業人員而言的。這是一種錯誤的認識。今天你不辦理手續,明天你的手續就成了一紙空文,你的部下學得比誰都快。

                                            辦公用品申領表 申領部門:制造科印刷股 No 型號 名稱 1 IBM240Z 計算機 2 3 4 5 * 該表涂改無效,復印無效。 *該表由總務部保管,期限為半年。 材料在庫管理表 品名:焊錫線(線徑0.8) 前頁余數:24 入 庫 出 庫 入庫日 入庫數 經辦人 出庫日 出庫數 領取人 經辦人 現有庫存 2001/4/23 100PCS 郭 01/5/7 2 蔡麗麗 郭 122 * 申領人只需簽名即可,其他各欄由經辦人填寫。 * 該表保存期限半年。 估價 1.2萬元 數量 1臺 上長 潘 長 擔當 何 開 備 注 舊品損壞,不可修復 材料去向要清楚

                                            ◎不是所有的材料都能組裝出成品,在制造過程中,材料會被悄悄分流,分流的材料要有合理的理由,分流的數量要補回,否則生產計劃就不能完成。

                                            雖然從前工序收貨時都詳細核對過數量,出貨也是按計劃不多不少,但是材料實際剩余的數目與賬本顯示總是有差異,通常是實際要比記錄的少,為什么會這樣呢?這是因為材料在使用途中被悄悄地分流了,而這些分流又沒有及時記錄在案,事后未對賬目進行平衡,所以形成差異。

                                            通常存在以下幾種分流: 1. 不良品修理造成的分流

                                            如修理人員從工序內取走用于不良品替換的材料未記錄;不良品已從制造現場清退給前工序,但沒能及時記錄。

                                            2.不良解析、樣品設定造成的分流。

                                            有的技術人員為了解析不良,從工序內直接取走材料,沒有及時記錄下來;有的品保人員為了設定樣品,從工序內直接取走材料,沒有及時記錄下來。

                                            3.作業途中遺失造成的分流

                                            作業人員在搬運、組裝的過程中不慎跌落,沒有拾回。某制造企業一組裝車間的洗手間近來總是堵塞,經過總務部門調查發現,原來下水道里邊積滿了一大堆零部件。零部件為什么會在下水道里出現呢?原來該企業近來狠抓作業不良,不容許犯一丁點作業差錯,否則當月獎金全部“報銷”。為了保住自己的獎金,作業人員只好出此下策,把作業不良零部件全都扔進洗手間里。

                                            4.使用地點轉移造成的分流

                                            如生產結束后,剩余的材料退回到前工序轉移到其他部門使用,沒有及時記錄。 5.設備、儀器調整時精度驗證造成的分流

                                            如注塑設備,為了定位、定色就得耗費一定數量的材料進行調整。如果預先沒有設置調機材料,那么一定會導致出不足的局面。有的管理人員為了逃避責任,往往把作業不良而造成的材料損失,轉嫁到設備調整的項目上。

                                            6.其他原因造成的分流

                                            如發生地震、火災、盜竊事件等不可抗拒外力所造成的損毀。

                                            以上這些分流,在制造現場不定時發生,管理上幾乎不可能避免,由于數量少、經手人少、隱蔽性大的特點,不容易跟蹤。這些分流日積月累,形成很大一筆數量差異。對這種差異,有兩種不同的管理手法。

                                            一種是大筆銷賬型。平時全然不對工序上的材料數目作任何核對,只要是同一部門的人,誰拿都行,工序用完的話就到倉庫領。每次盤點后,不管數目差異多大,從不追究原因,由管理人員大筆一揮,作自責損耗計入成本。

                                            這種賬是銷得很快,但銷得不明不白,長此以往,會養成從上至下對材料數目漠不關心,任人取拿的作風。那些在個人辦公屜里,收集有許多單品材料、半成品、成品的管理人員、技術人員多半是屬于這種類型的。

                                            另一種是錙銖必較型。為了防止分流,每次派發材料時,都當面數清給作業人員,然后要求作業人員各自保管,少了拿作業人員是問。結果造成天天盤點匯報的局面,盤點的工時比作業的工時還多。前后工序互不信任、相互防范,生怕別人動了自己的材料。有時兩個不同班次(白班、夜班)的人員,為了自身的利益,對材料大鎖特鎖,甚至以偷到另一班次的材料為榮。

                                            此外,擔負不良解析的技術人員,會抱怨領取材料手續過分煩瑣;不能及時拿到材料;導致他們延誤“戰機”等等。

                                            實戰時盲點注意

                                            1.非正常生產所需的材料,盡量從倉庫領取材料,而不是從制造現場領取

                                            ①如品保部門定期所做的各種破壞性試驗,總是有去無回,即使回來,也是“非死即傷”,能再生使用的少之又少。如果直接從生產現場領取的話,破壞性試驗越多,造成生產現場數目的差異就越大。

                                            ②無特別時限要求的技術解析所需要的材料,要從倉庫領取。這一點正是許多技術人員疏忽的地方,總認為從制造現場直接取拿最方便,“不從生產線上拿,還能從哪拿?”殊不知,你的方便卻成了制造部門的不方便,最終造成材料數目差異。

                                            2.作成《材料去向一覽表》,實施現場分流追蹤 ①領用人取拿前,須向材料管理者申請,材料管理者一般為現場初級管理人員,如拉長、組長等。 ②材料因故無法歸還時,由領用者簽名證明,材料管理者以此為憑證,向前工序補回同等數量(必要時)。

                                            ③設定審批權限,相應級別的人,擁有相應數量的審批權,絕不允許以“小”批“大”。 ④定期盤點,核銷差異數目,平衡賬目。 99/4B線材料去向一覽表 確認 記錄 陳 芳 No 日期 編號 品名 數量 用途 領用人 備注 1 1999/4/22 B67189 AM彈簧 5PCS 研討用 張三 不歸還 2 1999/4/22 B52541 機械板 5PCS 設樣品 劉進 不歸還 3 1999/4/23 BG7006 BH蓋 2PCS 設樣品 勇 5月份還 4 5 *該表每月月底統計一次,核銷差異數目。 *使用者必須向材料管理者口頭聲明,由管理者記錄。 *若材料無法歸還,使用者要親筆簽名留底。 *每次超出10個以上者,需有科長蓋章。 3.當日不良當日清理 當不良率上升時,分流到修理工序的替換材料隨之增加,除了要設法當日修理完不良品之外,還要設法清退不良材料,否則賬面上還會顯示制造現場擁有的該材料為良品,資材部門就會拒絕多出材

                                            料。而事實上,不良多發時,如果不增大投入(在線庫存),生產計劃就可能無法完成。

                                            制造部門每一次要求額外增加出庫時(為了加大投入量),都會引發資材管理部門的怨言,“怎么又出庫!”“你們的不良品到底退不退?再不退走,追不回來貨,不要怪我喲!”本來發生不良,制造部門心里就窩火,聽到這些不愿主動配合的話語,更是氣不打一處來,這一點也正是資材管理人員與現場管理人員沖突最多的地方之一。

                                            4.及時記錄和消去不同制造部門之間轉用材料的數目

                                            “多品種少批量”的生產體制本身就意味著要頻繁切換機種,機種切換后,前一個機種剩余的材料,經常要轉移給另外一個制造部門,或者返回倉庫。移動前需將手續予以完備,特別是交接雙方的確認及簽名。

                                            5.制訂相應獎懲制度,防止人為遺失、損毀材料。

                                            事實上,故意將材料遺棄不用,或者故意損毀的人極少,多數出于不知而造成的。如果對節約材料的事例給予獎勵,就激發起作業人員珍惜材料的意識。

                                            某電子企業時?稍谲囬g過道上和輸送帶底部見到一些細小零件,但沒有人撿起來。負責清潔的阿姨好幾次投訴這些細小的零件堵塞了她的吸塵器。雖然早會、晚會上多次要求作業人員掉了以后一定要撿回來,可是個別人總是左耳進,右耳出,全然不當一回事。后來實施“原價賠償”的做法后,地面上再也見不到一個零件,即掉在地上的零件值多少錢,該作業人員就得從獎金中扣除多少錢,直到獎金扣完為止,而且失去評選先進個人的機會。 長 擔當 陳 蔡開 黃 蘇燕 下列材料已轉移完畢,請及時給予更改電腦系統在線庫存記錄為盼! No 編號 品名 數量 移動日 移動場所 備注 1 BS7231 墊板 586PCS 1999/4/15 A線至C線 A線本月計劃已完成 2 AD1519 C飛輪 289PCS 1999/4/15 A線至C線 同上 3 4 5 *需有雙方長的簽名才有效 *需注明轉移具體時間,電腦系統按此時間記錄。 6.材料采購時,預留合理損耗量 設定損耗量時,要考慮到以下要點: ①以往的損耗實績如可?

                                            ②最近一次盤點后,庫存還剩多少?

                                            ③有無不良品“躲藏”起來還沒有處理的? ④是否正在展開減低材料損耗的改善活動?

                                            7.改善材料保管和作業環境,防止盜竊和天災的發生 珠江三角洲一家生產音箱的外資企業,因管理不善,內部員工沆瀣一氣,里外勾結,從生產主管、資材主管到門衛主管,“一條龍服務”把音箱偷往廣州去賣,而且開了個專賣店。此事持續了三年多,后來在一次打假行動中,才被連“根”拔出,公安部門先后逮捕了幾個人。據說三年來,共賣了300多萬元人民幣。換言之,也就是這家企業白白損失了300多萬元居然都沒有人察覺。

                                            通過此事我們應該認識到,罪惡的溫床往往起源于管理的疏忽。

                                            《產品標識卡》要留下

                                            ◎《產品標識卡》是向前工序(供應商)反饋情報的重要憑證,也是不良品主要追蹤線索之一,附在不良品上退回給前工序時,更具有說服力。

                                            《產品標識卡》是指:跟隨材料一起,并證明材料身份的文件。有人稱之為《合格證》、《檢查合格證》、《出廠合格證》??

                                            一張合格的《產品標識卡》里至少要包含以下情報:品名、編號、、制造日期、數量、供應商和檢查結果等。它是材料管理不可缺少的一條重要數據,如果供應商不能提供合格的《產品標識卡》那





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